RH0002 ASISTENTE DE OPERACIONES

En ACDI/VOCA estamos buscando reforzar nuestro equipo humano. Si eres creativx, estratégicx y crees en el poder transformador positivamente el país, nos gustaría conocer tu perfil.


 

Cargo: RH0002  Asistente de operaciones                                    

Plazo abierto: 10 de octubre de 2024 – 17 de octubre de 2024

Grado del puesto: 3

Salario: De $ 1.908.713 hasta $2.544.950 mensual; el salario se determina en función de la experiencia y las competencias pertinentes del candidato, así como de nuestra equidad interna.

Horario de trabajo: Jornada completa – 40 horas semanales

Lugar(es) de destino: Bogotá, Colombia

Posibilidad de teletrabajo: Sí (híbrido, dos días por semana)

Ciclo de empleo previsto: Del 1 de noviembre de 2024 al 31 de enero de 2025, gestionado a través de un contrato laboral.

 

Desde 1963, ACDI/VOCA ha capacitado a personas en 148 países en desarrollo y en transición para que tengan éxito en la economía global. Con sede en Washington, D.C., ACDI/VOCA es una organización internacional sin fines de lucro que diseña y ofrece soluciones técnicas y de gestión en agricultura, crecimiento económico y resiliencia, promoviendo así la prosperidad económica y la inclusión social.

La sede central de ACDI/VOCA ha sido nombrada “Top Workplace in 2024” por el Washington Post. En nuestro primer año compitiendo por el premio, ACDI/VOCA ocupó el séptimo puesto de las 100 empresas incluidas en la lista en la categoría de tamaño medio.

 

Visión general:

ACDI/VOCA se encuentra ejecutando el Objetivo 3 del Programa Restaurando Vidas “ROF” que cuenta con financiamiento de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) en alianza con la Organización Internacional para las Migraciones (OIM). El propósito del Objetivo 3 es cimentar un tejido social que contribuya a la reconciliación y la no repetición, abordando 3 dimensiones: (i) el individuo y sus relaciones con otros desde la verdad y la memoria, y el acompañamiento psicosocial para sanar; (ii) el involucramiento del sector privado en procesos de reconocimiento de las víctimas y sus afectaciones, que contribuyan a generar confianza y modelos de colaboración para el desarrollo social (oportunidades económicas e inversión social); y (iii) los cambios en los comportamientos comunitarios a partir de la cohesión social y el diálogo.

 

SINTESIS

El/La Asistente de Operaciones, apoyará a la Coordinadora de Operaciones y al Especialista Operaciones y Logística en los procesos administrativos, logísticos y de control interno que requiere la operación con base en los procesos establecidos por ACDI/VOCA, las regulaciones de USAID y la legislación colombiana

 

Funciones Principales

  • Apoyar el manejo de los archivos administrativos derivados de la operación del Programa.
  • Apoyar los procesos de operación y logística derivados de la implementación de los proyectos del Programa.
  • Apoyar en el control sobre los inventarios de equipos (celular, computador, etc.) y elementos de oficina actualizados y realizar comprobación física junto con el área Financiera.
  • Relacionar la entrega y recepción de activos del Programa con sus correspondientes actas o documentos equivalentes.
  • Apoyar los procesos de compras de bienes y servicios en aplicación de lo establecido en el Manual de Adquisiciones, de acuerdo con las condiciones o especificaciones técnicas recibidas y recomendar o buscar el mejor criterio técnico para la cotización correspondiente.
  • Apoyar las solicitudes de viajes y la realización de informes de legalización de estos, cuando se requieran
  • Mantener al día la agenda de trabajo de la Directora el Programa.
  • Recibir la correspondencia y mensajes, direccionándolos al área o personal correspondiente, siguiendo estrictamente el protocolo de escaneo, numeración y archivo de documentos.
  • Mantener actualizado el directorio de contactos a nivel nacional.
  • Asistir en todo lo relacionado con el manejo y mantenimiento de archivos.
  • Apoyar al equipo del Programa en temas administrativos y logísticos para el cumplimiento de su función social.
  • Apoyar el proceso de selección y contratación de empleados y consultores.
  • Apoyar en la elaboración de Ordenes y Legalización de Pagos
  • Apoyar reservas de tiquetes, hoteles, transportes terrestres y fluviales del personal del Programa.
  • Apoyar la adecuada articulación y comunicación con los consultores y contratistas del Programa para realizar los trámites de pagos de honorarios, solicitudes de viajes, eventos (talleres, reuniones, entre otros) de manera eficiente y ordenada.
  • Garantizar la recepción y envío de documentos y suministros.
  • Cumplir a cabalidad con las funciones asignadas, apoyar los objetivos del Programa, seguir sus políticas y lineamientos corporativos.
  • Apoyar la realización de eventos y reuniones del Programa.
  • Remitir mensualmente a la Coordinadora de Operaciones la lista de proveedores nuevos.
  • Por último, adelantar todas aquellas tareas que sean específicamente asignadas por su supervisor

 

A nivel Administrativo y de Personal

  • Apoyar el cumplimiento a cabalidad de las funciones asignadas y los objetivos del Programa, y seguir las políticas y lineamientos corporativos establecidos por ACDI/VOCA.
  • Todo ello dentro del marco de las regulaciones de USAID y las normas laborales vigentes a nivel del país.
  • Cumplir con todos los lineamientos administrativos, financieros y contractuales establecidos por el Programa, para dar respuesta al cumplimiento de las responsabilidades y objetivos asociados, los cuales incluyen gastos por concepto de desplazamiento.
  • Apoyar el trabajo de las áreas de contratos, financiera, recursos humanos y administrativa, en el suministro de la información técnica que se requiera para los procesos de selección y contratación de proyectos, personal, selección de operadores, desembolsos, y/u otros.

 

Cualificaciones mínimas

  • Técnico o profesional en carreras técnicas administrativas, comercial o similar.
  • Experiencia mínima de 2 años laborales en cargos operativos
  • Habilidad para manejar información en documentos de Word y Excel
  • Capacidad de trabajo en equipo y bajo presión

 

Habilidades

  • Facilidad para trabajar en equipo y colaborar con actores internos y externos.
  • Iniciativa propia y disposición para ampliar conocimientos, priorizando el aprendizaje continuo.
  • Actitud flexible al cambio, capacidad de innovación y facilitación.
  • Capacidad de Análisis, Perseverancia, Orientación al Detalle, Elaboración, adaptabilidad, autoaprendizaje

 

Disponibilidad para viajar al interior del país según las necesidades del programa

 

Como postularse:

 

Envíe su hoja de vida y Carta de Presentación al correo reclutamientoAVColombia@acdivoca.co hasta el 17 de octubre de 2024. Incluya el código y nombre del puesto en el asunto. El currículum vitae y los documentos de solicitud relacionados se presentarán en un único archivo adjunto e incluirán el historial de empleo a largo plazo y cualquier trabajo de consultoría relevante a corto plazo. Debido al elevado volumen de solicitudes, sólo nos pondremos en contacto con los candidatos considerados para una entrevista y/o prueba técnica.

 

ACDI/VOCA ofrece igualdad de oportunidades y un trato justo y equitativo en el empleo a todas las personas sin distinción de identidad de género, orientación sexual, pertenencia étnica, religión, nacionalidad, edad, discapacidad, afiliación política y/o estado civil.

Contácto

Fecha límite

Octubre 17, 2024