POLÍTICA DE PRIVACIDAD, TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Entrada en vigencia 12 de julio de 2021

ACDI/VOCA, organización no gubernamental, sin animo de lucro, con domicilio en ciudad de Washington D.C., Estados Unidos, y con oficina de negocios registrada en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con NIT 830.107.665-1 (en adelante la “ACDI/VOCA”) es respetuosa de los datos personales e información que le suministran las diferentes personas (en adelante “Titular” o “Titulares”). El término “ACDI/VOCA” hace referencia también, a las entidades que pertenezcan a ACDI/VOCA, sus filiales, holdings, compañías relacionadas nacionales, extranjeras, así como a sus socios financiadores.

En la presente Política de Privacidad, Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante la “Política de Privacidad”) se establecen las finalidades, medidas y procedimientos establecidos para el uso de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con los que cuentan todos los Titulares de los datos personales que sean tratados de cualquier manera por ACDI/VOCA, para que de manera permanente:

1. Recolecten, consulten, conozcan, actualicen, rectifiquen, supriman, eliminen y en general hagan valer sus derechos.

2. Soliciten, consulten, compartan, informen, reporten, procesen, modifiquen, actualicen, retiren o divulguen ante las entidades de consulta de bases de datos o ante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos con los fines legalmente definidos para este fin.

La aceptación expresa o inequívoca de la presente política, implica su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen. La autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, la autorización podrá constar: i) por escrito; ii) de forma oral; y/o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca que otorgue autorización para el tratamiento de los datos personales del Titular. En todo caso, estas Políticas de Privacidad en ningún momento podrán interpretarse de forma alguna contraria a las leyes aplicables y a los derechos que le corresponden.

La presente Política de Privacidad (i) será aplicable a los datos personales que se encuentren registrados y/o se registren con posterioridad a la emisión de la presente Política de Privacidad; y (ii) regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos personales recolectados por ACDI/VOCA directa o indirectamente a través de un tercero vinculado de alguna manera con ACDI/VOCA.

1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN SUMINISTRADA A ACDI/VOCA.

Conforme a las disposiciones normativas sobre los datos personales, el Titular de la información suministrada a ACDI/VOCA, tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les dará a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre datos personales.
e) Solicitar la supresión de los datos personales.
f) Revocar la autorización mediante la presentación de una solicitud y/o reclamo. Esta no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
g) Solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos.
h) Consultar de forma gratuita sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de tratamiento de la Información.

2. DEBERES DE ACDI/VOCA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Cuando ACDI/VOCA actúe como responsable del tratamiento de datos personales, bajo la definición de la Ley 1581 del 2012, ACDI/VOCA cumplirá con los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la citada Ley.
g) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
h) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
i) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
j) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
k) Tramitar las consultas y reclamos formulados, por los Titulares en los términos señalados en el marco normativo aplicable a la presente Política de Privacidad.
l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
n) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

o) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

p) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

q) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.

r) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

s) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

t) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

3. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

El responsable del tratamiento de datos personales es ACDI/VOCA, entidad extranjera de derecho privado, sin animo de lucro, con NIT 830.107.665-1.

Los siguientes son sus datos de contacto:

a) Domicilio: Carrera 81 127A – 66, Apt. 101, Bogotá D.C., Colombia.
b) Dirección: Carrera 81 127A – 66, Apt. 101, Bogotá D.C., Colombia.
c) Correo electrónico:protecciondedatos@acdivoca-co.org
d) Número de teléfono: (+57) 3208495112.

4. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS.

ACDI/VOCA podrá recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir o transferir, o suprimir, datos personales de un determinado Titular para las siguientes finalidades:

a) Mantener por cualquier medio conocido o por conocerse, una comunicación eficiente relacionada con los proyectos, programas, asociaciones publico privadas, alianzas para la reconciliación, y cualquier tipo de relación contractual y extracontractual, sea pública o privada que ACDI/VOCA desarrolle para sus fines sociales, o para los fines de las entidades que pertenezcan a ACDI/VOCA, sus filiales, holdings, compañías relacionadas nacionales, extranjeras, así como a sus socios financiadores, es especial pero no limitado a USAID.
b) Realizar estudios, análisis estadísticos, demográficos y de mercadeo, encuestas, capacitaciones, talleres formativos para todo tipo de población en Colombia, informes, resultados investigativos, conceptos y en general cualquier tipo de documento académico o comercial, privado o público, sean escritos, gráficos, o por cualquier medio conocido o por conocerse, así como para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios en poblaciones.
c) Contratación, ejecución, comercialización, publicidad, información, y en general cualquier tipo de acto relacionado con los proyectos, programas, asociaciones publico privadas, alianzas para la reconciliación, y cualquier tipo de relación contractual o extracontractual, sea pública o privada que ACDI/VOCA desarrolle para sus fines sociales, o para los fines de las entidades que pertenezcan a ACDI/VOCA, sus filiales, holdings, compañías relacionadas nacionales, extranjeras, así como a sus socios financiadores.
d) La transmisión o transferencia de datos a terceros para fines comerciales, administrativos, de mercadeo, estadísticos y/u operativos, y/o cualquiera de las finalidades incluidas en esta Política de Privacidad.
e) La transmisión de datos a autoridades públicas Colombianas, sean estas judiciales o administrativas, cuando exista un deber legal en cabeza de ACDI/VOCA, o mediando orden judicial o administrativa al respecto.
f) Cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para detener o prevenir fraudes, delitos, ataques a la seguridad de ACDI/VOCA, sus filiales, holdings, compañías relacionadas nacionales, extranjeras, así como a sus socios financiadores, o en general de cualquier tercero y, proteger los derechos de otros.
g) Cumplir con los contratos celebrados por ACDI/VOCA o con cualquier otro compromiso adquirido a por ACDI/VOCA con entidades públicas o privadas, o adquiridos por las entidades que pertenezcan a ACDI/VOCA, sus filiales, holdings, compañías relacionadas nacionales, extranjeras, así como a sus socios financiadores.
h) Mantener y procesar cualquier tipo de información relacionada con los proyectos, programas, asociaciones publico privadas, alianzas para la reconciliación, y cualquier tipo de relación contractual o extracontractual, sea pública o privada que ACDI/VOCA desarrolle para sus fines sociales, o para los fines de las entidades que pertenezcan a ACDI/VOCA, sus filiales, holdings, compañías relacionadas nacionales, extranjeras, así como a sus socios financiadores.
i) El pago de las obligaciones contractuales.
j) El envío y/o la recepción de mensajes con fines informativos, comerciales, publicitarios, y/o de atención al cliente.
k) Proporcionarle una efectiva atención al usuario.
l) Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas al Titular en el momento de la recolección de los datos personales, sean para ACDI/VOCA o para los fines de las entidades que pertenezcan a ACDI/VOCA, sus filiales, holdings, compañías relacionadas nacionales, extranjeras, así como a sus socios financiadores.

Si el Titular proporciona sus datos personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y ACDI/VOCA no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de ACDI/VOCA, o de las entidades que pertenezcan a ACDI/VOCA, sus filiales, holdings, compañías relacionadas nacionales, extranjeras, socios financiadores, o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de contratante, acreedor, cesionario o cualquier calidad frente a ACDI/VOCA o al Titular de la información, salvo que:

(i) El Titular otorgue su autorización consentida, de forma expresa a hacerlo;
(ii) Sea necesario para permitir a los contratistas, agentes, asociados, afiliados y/o financiadores para prestar los servicios que les hemos encomendado;
(iii) Con el fin de proporcionar los servicios de ACDI/VOCA o de las entidades que pertenezcan a ACDI/VOCA, sus filiales, holdings, compañías relacionadas nacionales, extranjeras, así como a sus socios financiadores;
(iv) Sea divulgada a las entidades o sociedades que prestan servicios conjuntamente con nosotros, o en nuestro nombre, o a otras entidades con las cuales tenemos asociaciones o acuerdos o sus filiales, holdings, compañías relacionadas nacionales, extranjeras, así como a sus socios financiadores;
(v) Tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración;
(vi) Según sea requerido o permitido por la ley, o autoridad administrativa.

5. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES.

Los datos personales pueden ser transferidos y/o transmitidos en Colombia o internacionalmente, por ACDI/VOCA a alguna las entidades que pertenezcan a esta entidad, sus filiales, holdings, compañías relacionadas nacionales, extranjeras, etc., socios financiadores, aliados comerciales, en especial pero no limitado a USAID, o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de contratante, acreedor, cesionario o cualquier calidad frente a ACDI/VOCA y en general terceros procesadores para las mismas finalidades descritas en esta Política de Privacidad (en conjunto “Afiliadas y Procesadores”). Las Afiliadas y Procesadores pueden estar ubicados dentro o fuera del territorio nacional. En consecuencia, los datos personales del Titular podrán ser almacenados y procesados en el extranjero. Para proteger los datos personales del Titular, ACDI/VOCA toma las medidas razonables para asegurar de que las Afiliadas y Procesadores operen bajo políticas y procedimientos que permitan proteger los datos personales de los Titulares. Asimismo, ACDI/VOCA celebra cuando así lo requieren las leyes, contratos con terceros encargados del tratamiento a fin de incluir, según sea necesario, obligaciones en materia de tratamiento de datos, para proteger sus datos personales.

Los datos personales podrán ser transmitidos o transferidos a terceros en la medida necesaria para cumplir las finalidades descritas en la Política de Privacidad, o cuando la transferencia sea requerida por la ley u ordenada por alguna autoridad competente.

6. FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS.

ACDI/VOCA podrá pedir expresamente los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la base de datos, los cuales son -entre otros- su nombre y apellidos, tipo y número de identificación, fecha de nacimiento, género, nacionalidad y país de residencia, estado civil y/o parentesco en relación con personas menores de edad o discapacitados, dirección de correspondencia, teléfono de contacto (personales y/o laborales), correo electrónico, profesión u oficio, experiencia, lugar de trabajo, referencias e historia laboral, Ingresos mensuales, necesidades e intereses, opiniones y perspectivas sobre diferentes temas de su interés o sobre sus experiencias sociales, educativas o familiares.

Los datos podrán ser suministrados a ACDI/VOCA, recolectados personalmente, obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos, o recolectados en eventos, encuestas, propuestas, formularios, solicitudes de participación en proyectos, programas, a través de los procesos de caracterización que se realizan para ejecutar un proyecto, a través de la página web, landings, mini sitio, con líderes, invitaciones, reclamaciones, solicitudes, etc.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión, o supresión de datos personales durante el desarrollo de las actividades descritas en la presente Política de Privacidad, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los mismos.

Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.
La autorización para el tratamiento de la información personal requerida en los distintos escenarios de tratamiento descritos en la presente Política de Privacidad, es obtenida a través de las solicitudes y avisos de privacidad puestos a disposición del Titular en cada uno de los canales o puntos de captura de información física, verbal o digital asociados a la operación de ACDI/VOCA, los cuales han sido dispuestos mediante formularios, avisos o declaraciones que informan al Titular sobre la captura y posterior tratamiento de sus datos personales, sus finalidades, derechos, canales para el ejercicio de sus derechos y de ser procedente, la forma de acceder a la presente Política de Privacidad.

La autorización del Titular para el tratamiento de los datos será otorgada de forma expresa y su manifestación podrá́ darse bajo las distintas modalidades establecidas en la ley, tomando en consideración la naturaleza de cada uno de los canales de recolección de información, siendo esta escrita, verbal o mediante actuaciones o conductas inequívocas del Titular.

Prueba de la autorización.
La autorización del tratamiento de los datos recolectados en el desarrollo de las actividades descritas en la presente Política de Privacidad, dependerá́ de la naturaleza del canal o punto de recolección de información. El medio de prueba para acreditar la efectiva autorización del tratamiento dependerá́ del tipo de mecanismo utilizado para obtener la autorización, siendo ejemplo de ello el formato suscrito, el registro de aceptación o ingreso a la página web, la grabación de la conversación, el ingreso a la aplicación, entre otros. En los eventos de aceptación por medio de conductas inequívocas, se tomará como suficiente prueba de la aceptación por parte del Titular, el conjunto integrado de los siguientes elementos:
a) El modelo de solicitud de autorización puesto a disposición del Titular al momento de capturar sus datos.
b) La indicación expresa en el modelo de solicitud de autorización, de la conducta inequívoca del Titular que constituye autorización del tratamiento.
c) La evidencia de la realización de la conducta inequívoca por parte del Titular, siendo factible acreditar la información suministrada por el Titular u otro tipo de evidencia de aceptación expresa según la naturaleza del canal.

7. DATOS SENSIBLES.

Toda vez que ACDI/VOCA es una ONG que fomenta el crecimiento económico sostenible, promueve iniciativas que generan oportunidades y elevan la calidad de vida de las comunidades, estará autorizada en virtud de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 (artículo 6º) a recopilar y tratar Datos Sensibles, tales como: los que revelen el origen racial o étnico, la orientación Política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.

Adicionalmente, ACDI/VOCA podrá tratar tales Datos Sensibles, es decir, podrá recolectarlos, almacenarlos, usarlos, circularlos, transmitirnos o transferirlos, o suprimirlos, en los siguientes eventos:

(i) Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
(ii) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
(iii) Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento ACDI/VOCA propenderá por tomar medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
(iv) Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

8. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN.

Mediante el suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el numeral 6 anterior, y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza de manera previa, expresa e inequívocamente a ACDI/VOCA para recolectar y tratar sus datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y la ley, a través de eventos, encuestas, propuestas, formularios, solicitudes de participación en proyectos, programas, a través de la página web, landings, mini sitio, con líderes, invitaciones, reclamaciones, solicitudes.

9. RECOPILACIÓN DE AUTORIZACIONES DE TRATAMIENTO DE DATOS.

ACDI/VOCA recopilara en su sistema interno la totalidad de autorizaciones expresas sin importar el medio por el cual han sido obtenidas, siempre y cuando se ajusten a la legislación colombiana.

10. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA NUEVOS USOS.

ACDI/VOCA podrá solicitar autorización para el uso, procesamiento, almacenamiento, circulación, transferencia o transmisión de los datos o información del Titular para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política de Privacidad, para lo cual publicará los cambios en la presente Política de Privacidad en su página web www.acdivoca.org.co, o en cualquier medio público que estime conveniente según el caso.

11. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD.

ACDI/VOCA velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento: (i) debe responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; (ii) debe asegurar el respeto de sus derechos fundamentales; (iii) cumplido lo anterior y mediando autorización de su representante, se debe otorgar el derecho a ser escuchado, y se hará la valoración de su opinión teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

La información personal de los niños, niñas y adolescentes se encuentra sujeta a una especial protección por parte de ACDI/VOCA. Esta información podrá ser tratada en el desarrollo de actividades sociales, en los proyectos, programas, asociaciones publico privadas, alianzas para la reconciliación, y en general en cualquier tipo de proyecto, sea público o privado, que ACDI/VOCA desarrolle para sus fines sociales o para las entidades que pertenezcan a ACDI/VOCA, sus filiales, holdings, compañías relacionadas nacionales, extranjeras, así como a sus socios financiadores, en especial pero no limitado a USAID, así como en sus estrategias de comunicación interna o externa.

En el tratamiento de este tipo especial de datos, ACDI/VOCA podrá desarrollar términos y condiciones específicos de la respectiva actividad, proyecto o programa, definiendo los parámetros y requisitos especiales mencionados anteriormente. Por tanto, para el desarrollo de un determinado programa o actividad que involucre tratamiento de datos especiales de menores, siempre aplicarán las disposiciones de la presente Política de Privacidad y las normas especiales pertinentes, salvo que ACDI/VOCA desarrolle unos términos y condiciones específicos para determinado programa, proyecto o actividad.

12. USO DE INTERNET, APLIACIONES, PÁGINAS WEB Y OTROS MEDIOS DIGITALES DE COMUNICACIÓN.

ACDI/VOCA podrá desarrollar aplicaciones, plataformas, páginas web o en general cualquier tipo de sistema informático de propósito interno o externo con destino a uno o múltiples usuarios, en adelante denominada de forma conjunta o genérica como “Aplicaciones”.
El desarrollo de las aplicaciones podrá realizarse directamente por ACDI/VOCA o a través de terceros desarrolladores que suministren, apoyen o asesoren en las distintas fases del desarrollo o en la infraestructura tecnológica para su operación y mantenimiento.
El desarrollo, operación, mantenimiento y actualización de Aplicaciones se realizará tomando en consideración los estándares, procedimientos y controles necesarios para promover la seguridad, privacidad y adecuado tratamiento de los datos personales involucrados.
En las Aplicaciones se dará aplicación a los principios, postulados y demás elementos descritos en la presente Política de Privacidad, sin perjuicio que ACDI/VOCA pueda desarrollar términos y condiciones especiales de uso para determinada Aplicación.

Respecto al uso de cookies.

Las cookies son secuencias de texto que se instalan en el disco duro del equipo terminal del usuario al momento de visitar un sitios web o aplicación en general. El uso de estas cookies permitirá, por ejemplo, indicar si el usuario ya ha ingresado con anterioridad o si es la primera vez, así como a identificar qué características del sitio son las más interesantes para el usuario. En este orden de ideas, las cookies podrán ser utilizada por ACDI/VOCA para mejorar la experiencia en línea del usuario al guardar sus preferencias cuando visite las Aplicaciones de ACDI/VOCA.
ACDI/VOCA en el desarrollo de sus actividades, en particular con relación a la gestión de medios digitales, podrá hacer uso de cookies propias o de terceros tanto en plataformas propias o aquellas gestionadas por encargo, lo anterior con el propósito de determinar, por ejemplo, cuántos usuarios visitaron las aplicaciones accedidas.
Eventualmente, el uso de cookies por parte de ACDI/VOCA se centrará en el uso de “cookies de personalización”, que se emplean para identificar a los visitantes que vuelven a visitar los sitios web, así́ como “cookies analíticas”, que controlan el uso que hacen los visitantes de los sitios web y aplicaciones, ayudando a entender mejor qué contenido pasan más tiempo leyendo los usuarios y visitantes.
Siendo así, las principales cookies a emplear por ACDI/VOCA, corresponden a los siguientes:
a) Analíticas: Estas cookies ayudan a mejorar los Sitios web con el tiempo, brindando información sobre cómo se utilizan las distintas secciones de los Sitios web y cómo interactúan los usuarios con dichos Sitios. La información recopilada es anónima y de carácter estadístico.
b) Autenticación: Estas cookies se emplean para identificar individualmente a los visitantes de los Sitios web. Cuando un usuario inicia una sesión en los Sitios web, estas son las cookies que permiten recordar quién es para poder darle acceso a sus preferencias o configuraciones personales. Estas cookies ayudan a preservar la seguridad del sitio.
c) Sesión: Estas son cookies diseñadas para garantizar que la visita a las Aplicaciones, sean lo más agradable posible. Sus principales funciones son las siguientes:
• Permitir identificar un dispositivo cuando acceda a la Aplicación, para que no se considere al usuario como un visitante nuevo cada vez que acceda a otra sección de la aplicación.
• Estar seguro de que cada uno de los servidores empleados para alojar la aplicación, da servicio al mismo número de usuarios, permitiendo navegar de forma más eficiente.
• Anotar las funciones de su navegador.

De igual forma, las cookies son utilizadas para recordar preferencias de los usuarios de las aplicaciones, lo cual implica que:
• Si el usuario de la aplicación borra todas sus cookies, tendrá que volver a actualizar sus preferencias.
• Si el usuario usa un dispositivo, perfil de ordenador o navegador distintos, tendrá que volver a comunicar sus preferencias.
La mayoría de los navegadores indican como rechazar nuevas cookies, como recibir notificaciones de nuevas cookies y cómo desactivar las cookies existentes.
Respecto al uso de Balizas web (Web beacons).

Eventualmente, ACDI/VOCA podrá́ hacer uso en sus aplicaciones de “balizas web” (también conocidas como “etiquetas de internet”, “etiquetas de píxeles” o “GIF transparentes”). Estas balizas web permiten a terceros obtener información como la dirección de IP del ordenador que haya descargado la página en la que se encuentre la baliza, la URL de la página en la que esté la baliza, la hora en que se visualizó la página donde esté la baliza, el tipo de navegador utilizado para ver la página y la información de las cookies establecidas por dicho tercero.

Respecto al uso de Direcciones IP.

Una dirección de IP es un identificador único que algunos dispositivos electrónicos emplean para detectarse y comunicarse a través de internet. Eventualmente al visitar, usar o acceder una Aplicación de ACDI/VOCA, sea esta gestionada directamente o través de un tercero, se podrá visualizar la dirección de IP del dispositivo que emplee el usuario o Titular de información para conectarse a internet. Esta información ser utilizada para determinar la ubicación física general del dispositivo y saber de qué regiones geográficas proceden los visitantes o usuarios de las Aplicaciones con miras a facilitar o permitir la prestación de un servicio, por ejemplo, para la georreferenciación del usuario o Titular de la información con miras a facilitar el proceso sus programas y proyectos.

13. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El Titular autoriza expresamente a ACDI/VOCA para que éste almacene sus datos de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de acuerdo con los estándares normales y razonables aplicables a entidades sin ánimo de lucro como ACDI/VOCA.

Las bases de datos que tenga ACDI/VOCA cumplirán con el Registro Nacional de Bases de Datos en las condiciones establecidas por el Decreto 886 de 2014.

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN.

Las medidas de seguridad con las que cuenta ACDI/VOCA buscan proteger los datos de las personas en ellas incluidas, en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, ACDI/VOCA, de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente estén a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

De igual forma, ACDI/VOCA y/o las entidades que pertenezcan a su grupo empresarial, sus filiales, holdings, subsidiarias, compañías relacionadas, nacionales y/o extranjeras, podrán contratar a terceras personas, proveedores de servicios y/o a otras empresas, agentes o contratistas (“Proveedores de Servicios”) para que presten servicios en nombre de ACDI/VOCA, como servicios de comunicaciones, infraestructura y servicios de TI, que personalizan y mejoran los servicios de ACDI/VOCA, servicios para brindar atención al cliente, para analizar y mejorar los datos (incluida la información relativa a la interacción de los usuarios con los servicios prestados por ACDI/VOCA), y para que procesen y lleven a cabo encuestas a las personas. En el transcurso de la prestación de dichos servicios, estos Proveedores de Servicios pueden tener acceso a su información personal y/o datos personales. Sin embargo, ACDI/VOCA no les brinda autorización para que usen o divulguen la información personal y/o datos personales, a menos de que esté relacionada con los servicios que ellos directamente proporcionan. Estos Proveedores de Servicios estarán igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.

Todo contrato de ACDI/VOCA con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, entidades públicas, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.

ACDI/VOCA podrá compartir los datos personales y/o las bases de datos con las empresas y/o entidades sin ánimo de lucro, que pertenezcan a su grupo empresarial, sus filiales, matrices, holdings, y/o cualquier tipo de compañía relacionada nacional y/o extranjera de ACDI/VOCA, según sea necesario para: procesar, almacenar, usar, circular, transferir, transmitir, los datos; brindar acceso a nuestros servicios; proveer servicio al cliente; tomar decisiones sobre mejoras en el servicio y desarrollo de los programas e iniciativas; y de acuerdo con lo descrito en la Política de Privacidad.

15. PRINCIPIOS GENERALES PARA GARANTIZAR LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.

Dentro del compromiso legal y corporativo de ACDI/VOCA para garantizar la confidencialidad de la información personal, se establecen como principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de los ya presentes en la Ley 1581 del 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, y demás normas aplicables, los siguientes:

a) Principio de legalidad: no habrá tratamiento de información personal sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.
b) Principio de finalidad: la incorporación de datos a las bases físicas o digitales de ACDI/VOCA deberá obedecer a una finalidad legítima.
c) Principio de libertad: ACDI/VOCA realizará tratamiento de datos personales cuando cuenten con la autorización de los Titulares de dichos datos personales, o cuando por ley exista una facultad para hacerlo, en los términos del art. 3° literal a) y 6° literal a) de la Ley 1581 del 2012, así como la sección II del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.
d) Principio de veracidad y calidad: ACDI/VOCA propenderá porque la información de los Titulares sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales.
e) Principio de transparencia: dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los Titulares de la información personal, se garantizará al Titular y a sus causahabientes, así como a los terceros autorizados por este, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: ACDI/VOCA se compromete a garantizar que únicamente personas autorizadas podrán acceder a la información personal. Asimismo, su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el usuario o por la normatividad. ACDI/VOCA dispondrá de medios contractuales para garantizar la confidencialidad y circulación restringida de la información.
g) Principio de seguridad: ACDI/VOCA adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los Titulares, almacenada en bases de datos físicas o digitales, no circule o personas no autorizadas accedan a ella.
h) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de datos públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
i) Autorización previa: Todo tratamiento de datos personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los datos personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la expedición del Decreto 1377 de 2013, ACDI/VOCA buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo los lineamientos establecidos en dicho Decreto y las normas concordantes.

16. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, RECTIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES

(i) Persona encargada de peticiones, consultas y reclamos. ACDI/VOCA tendrá a disposición de los Titulares una persona encargada para atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es protecciondedatos@acdivoca-co.org.

(ii) Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, deberá enviar un correo electrónico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.

(iii) Consultas datos personales. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de ACDI/VOCA. En consecuencia, ACDI/VOCA garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares toda la información vinculada con la identificación del Titular.

Las consultas deberán ser presentadas a través de los canales de protección de datos personales utilizando alguno de los medios de contacto descritos en la presente Política de Privacidad y siguiendo el procedimiento que se describe a continuación.

Procedimiento para la realización de consultas:

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán realizar consultas respecto de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ACDI/VOCA previa acreditación de su identidad. Cuando la consulta sea formulada por persona distinta del Titular, deberá acreditarse en debida forma la representación o mandato para actuar. La consulta debe contener como mínimo, la siguiente información:
a) El nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
b) Los documentos que acrediten la identidad y capacidad de su representante, tal como se indica en los siguientes casos:
• Titular: Documento de identificación.
• Causahabiente: Registro civil y documento de identificación.
• Representante legal en caso de menores:
– Padres de familia: Registro civil de nacimiento y documento de identidad.
– Tutores: Sentencia judicial que confiere representación legal.
• Representante legal autorizado por el Titular: Poder con reconocimiento de firma y contenido.
c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta.
d) La descripción clara y precisa de la consulta que realiza el titular de información, sus causahabientes o representantes.
e) Aportar la documentación que avale su petición en caso que por la naturaleza del dato sea procedente.
f) En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Si la consulta realizada por la titular resulta incompleta, ACDI/VOCA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá́ que ha desistido de su consulta.

En el caso de consultas presentadas de forma completa, ACDI/VOCA dará respuesta a los peticionarios dentro del término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá́ su consulta, la cual en ningún caso podrá́ superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, o el plazo máximo establecido por Ley.

De ser requerido, el Titular del dato podrá́ comunicarse a través de los canales de protección de datos de ACDI/VOCA, a fin de solicitar el formato para la realización de su consulta, el cual debe considerarse como una ayuda o soporte al titular, mas no como un requisito obligatorio para el ejercicio de los derechos.

(iv) Revocación de autorización, retiro o supresión de la base de datos y corrección sobre datos personales. Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante ACDI/VOCA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, que en ningún caso disminuirán o restringirán los derechos establecidos por Ley:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ACDI/VOCA con la identificación de los Titulares, en caso de tratarse del causahabientes se requerirá la información tanto del Titular como del causahabiente, la descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Se deberán aportar los mismo documentos señalados en el anterior numeral (iii).

2. Si el reclamo resulta incompleto, ACDI/VOCA podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que ACDI/VOCA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.

3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

17. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

Los datos personales incorporados en la base de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades. ACDI/VOCA no usará la información del Titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los datos personales. Por lo anterior, los datos personales solo pueden ser tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su tratamiento lo justifique.

Los datos personales incorporados en la base de datos cumplirán con el Registro Nacional de Bases de Datos creado por la Ley 1581 de 2012 y reglamentado por el Decreto 886 de 2014.

18. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD.

ACDI/VOCA se reserva el derecho de modificar la presente Política de Privacidad con el fin de adaptarlas a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico, y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web. En caso tal que los Titulares no se encuentren de acuerdo con la nueva Política de Privacidad, podrán ejercer sus derechos por medio del procedimiento consagrado en la presente Política de Privacidad.

19. LEGISLACIÓN Y MARCO NORMATIVO VIGENTE.

La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 886 de 2014, el Decreto Único 1074 de 2015, y las demás normas, sentencias jurisdiccionales, demandas de constitucionalidad que lo modifiquen o complementen.

Al hacer clic en “Enviar”, autorizo la recolección y tratamiento de datos personales y cualquier otra información suministrada a ACDI/VOCA, de conformidad con la Política de Privacidad.

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